POWRÓT DO BIURA – JAK ZORGANIZOWAĆ MIEJSCE PRACY 2021?

POWRÓT DO BIURA – JAK ZORGANIZOWAĆ MIEJSCE PRACY?

Coraz więcej firm planuje powrót do biura jeszcze w tym roku. Jak na nowo zorganizować miejsce pracy? Jak pogodzić potrzeby pracowników z efektywnym zarządzaniem zasobami? Co zrobić, żeby miejsce pracy było bezpieczne? Dziś dzielimy się doświadczeniami i pomysłami VC System na miejsce pracy.

Oto 5 rzeczy, które musisz wziąć pod uwagę, planując powrót do biura w nowej rzeczywistości:

1. Elastyczny system pracy
2. Bezpieczeństwo miejsca pracy
3. Efektywne zarządzanie powierzchnią biurową
4. Współpraca w zespołach rozproszonych
5. Integracja technologii

Planowanie zacznij od zmiany perspektywy. Miejsce pracy to coś więcej niż budynek – to kompleksowe środowisko, które tworzysz z myślą o ludziach. System połączonych przestrzeni i zasobów, także tych wirtualnych, dostępnych wtedy, kiedy pracownik ich potrzebuje. Od tego wychodzimy w każdym naszym projekcie. Z naszej perspektywy miejsce pracy nie jest ani konkretnym biurkiem, ani konkretnym pokojem. To hybryda przestrzeni fizycznej i wirtualnej, w ramach której pracownik może z taką samą efektywnością wykonywać obowiązki zawodowe niezależnie od tego, czy danego dnia pracuje z domu czy biura.

1) Elastyczny system pracy

Pandemia koronawirusa nauczyła firmy działać zdalnie. Pracownicy oczekują dalszej elastyczności w organizacji pracy, w tym możliwości wyboru jej miejsca i trybu. To już nie jest benefit, ale konieczność, którą musisz uwzględnić.

Część pracowników chce dalej pracować z domu, a część woli łączyć pracę zdalną ze stacjonarną w modelu hybrydowym. Właśnie po takie rozwiązanie coraz częściej sięgają nasi klienci, którzy planują powrót do biur.

W nowej rzeczywistości biuro zmieni swoją funkcję na integracyjną. Stanie sie miejscem kontaktu, przestrzenią sprzyjającą innowacyjności i wymianie doświadczeń. Rolą pracodawcy jest udostępnienie pracownikom takich fizycznych i wirtualnych miejsc spotkań. Miejsc, które umożliwią budowanie więzi, zapewnią komfort i bezpieczeństwo.

Jak to zrobić? Zaplanuj przestrzenie wspólnej, bezpiecznej pracy dla zespołów rozproszonych. Wyposaż sale w system konferencyjny, który płynnie przeprowadzi uczestników przez spotkanie. Udostępnij zdalną rezerwację biurek, pomieszczeń i dodatkowych zasobów, jak catering czy sprzęt audiowizualny.

2) Bezpieczeństwo miejsca pracy

Miejsce pracy musi uwzględniać zasady bezpieczeństwa i dystansowania społecznego. Zdrowie Twoich pracowników jest najważniejsze.

Przemyśl sposób, w jaki zorganizujesz pracę na nowo. Bierz pod uwagę, że nie wszyscy będą mogli wrócić do biura, a tym, którzy wrócą, musisz zapewnić bezpieczne warunki. Z pomocą przyjdzie Ci technologia. Dobrym pomysłem jest wprowadzenie opcji współdzielenia biurka, zdalnej rezerwacji zasobów i biurowej komunikacji wizualnej. Dzięki tym rozwiązaniom miejsce pracy będzie bezpieczne, a zarazem funkcjonalne.

Potem możesz je zintegrować w jednym systemie zarządzania miejscem pracy. W aplikacji ustalisz bezpieczne reguły pracy w biurze i je wdrożysz. Do rezerwacji udostępnisz tylko te miejsca, które są odpowiednio od siebie oddalone i przygotowane. Określisz zasady zajmowania sal, organizacji spotkań i zapraszania gości z zewnątrz.

Naszym klientom polecamy też dodatkowe możliwości. Kody QR lub czytniki RFID zminimalizują konieczność dotykania powierzchni wspólnych. Zainstalowane w biurze ekrany możesz wykorzystać jako wizualną nawigację, która wspiera bezpieczny powrót do pracy.

3) Efektywne zarządzanie przestrzenią biurową

Konieczność zachowania dystansu społecznego oznacza, że firmy muszą efektywniej zarządzać powierzchnią biurową. Inaczej narażają się na koszty.

Na nowo zaplanuj, jak najlepiej korzystać z zasobów i jednocześnie zadbać o dobro pracowników. Możesz wypróbować sprawdzone przez VC System rozwiązania: pracę hybrydową, hot desking, zdalną rezerwację biurek i system raportowania danych z czujników. Dostaniesz bieżącą informację o wykorzystaniu miejsc pracy i sprzętu.

Informacja o wolnych zasobach jest cenna dla wszystkich: pracowników, którzy rezerwują biurko i menadżerów, którzy organizują pracę. Pozwala też elastycznie reagować na zmiany w zapotrzebowaniu.

Jak ją pozyskać? Na przykład z systemu zarządzania miejscem pracy połączonego z czujnikami zajętości. To rozwiązanie pomoże Ci podejmować decyzje biznesowe oparte na danych.

4) Współpraca w zespołach rozproszonych

Praca w zespołach rozproszonych stała się codziennością. Przestrzeń i technologie w biurze powinny ją ułatwiać. Miejsce pracy  ma przyciągać ludzi, umożliwiać interakcje i budowanie kultury organizacyjnej. W VC System mamy na to sposób.

Prześledź „drogę” swojego pracownika. Sprawdź, jak organizuje i spędza dzień w biurze. Zdalna rezerwacja zasobów ułatwi mu planowanie pracy razem z zespołem. Sale konferencyjne wyposażone w system audiowizualny zachęcą do wymiany myśli. Platformy do komunikacji połączą z osobami z innych lokalizacji i stref czasowych. Spraw, aby granica miedzy wirtualną a fizyczną obecnością ludzi przestała być odczuwalna.

Dla mobilnych pracowników liczy się zaufanie i elastyczne podejście. One budują zadowolenie z miejsca pracy i zaangażowanie. Z naszych obserwacji wynika, że to zwinne firmy i zaangażowani pracownicy osiągają sukces w postpandemicznej rzeczywistości. Wygrywają Ci, dla których miejsce pracy, zwłaszcza teraz wykracza poza sztywne ramy rzeczywistości biurowej czy konieczność fizycznej obecności w sali konferencyjnej.

5) Integracja technologii

Biuro łączy nie tylko ludzi, ale też technologie. Rozwiązania, z których już korzystasz, powinny ze sobą współpracować i razem tworzyć kompleksowe miejsce pracy.

Szukaj możliwości integracji. Patrz na swoje systemy jako całość. Kalendarz organizacji może być połączony z systemem rezerwacji. Ekrany komunikacji wizualnej i panele konferencyjne mogą pokazywać spójny komunikat o firmie, ale też dostępne zasoby. System zarządzania budynkiem może jeszcze lepiej dbać o wygodę pracowników, jeśli jest zintegrowany z kalendarzem spotkań.

Kiedy już wiesz, co chcesz osiągnąć, znajdź rozwiązanie, które pozwoli Ci skupić wiele narzędzi w jednym miejscu. Naszym klientom polecamy system Hot Desk. Połączysz w nim możliwości Twoich systemów, a w rezultacie zaoszczędzisz czas i koszty.

Stwórz własne miejsce pracy

Wiemy, że powrót do biura może być wyzwaniem. Jednak ze wsparciem technologii i firmy, która umiejętnie je wdraża, wszystko jest możliwe. Wyjdź od zmiany myślenia o zasobach, połącz punkty styku pracownika z firmą w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Stwórz kompleksowy ekosystem miejsca pracy i zaoferuj swoim pracownikom nową jakość, jaką wytyczy w Twojej firmie elastyczne i bezpieczne miejsce pracy.