System Hot Desk

Rendezvous Workspace to proponowany przez nas system rezerwacji online hot desk. Pozwala pracownikom na samodzielne rezerwowanie miejsc pracy i dni, w których pojawiają się w biurze. Managerowie i kierownicy mogą natomiast swobodnie zarządzać zasobami, dbając o bezpieczne funkcjonowanie całego zakładu pracy. Nasz system rezerwacji miejsc jest przy tym elastyczny i nadaje się do zarządzania różnego typu budynkami i lokalami pracowniczymi.

Główne funkcjonalności systemu

1. Rezerwacja najważniejszych zasobów biurowych na dowolnym urządzeniu;
2. Powiadomienia, potwierdzanie i automatyczne anulowanie rezerwacji;
3. Szczegółowe raporty o Twoich zasobach;
4. Integracja z kalendarzem i innymi rozwiązaniami, z których już korzystasz;
5. System rezerwacji biurek, sali i parkingów masz w jednym miejscu.

Rendezvous Workspace to prosta odpowiedź na wszystkie Twoje potrzeby dotyczące zarządzania biurem.

• Nasz system posiada wygodną aplikację mobilną na Android i iOS. Za jej pomocą można udostępnić interaktywną mapę budynku i umożliwisz szybką rezerwację hot desków oraz parkingu.
• Aplikacja QuickBook została przygotowana w standardzie HTML5. Dzięki niej zarezerwujesz zasoby z dowolnego urządzenia z systemem Windows, Android i iOS.
• Wszechstronna aplikacja webowa Web App. Wybierz, jeśli chcesz korzystać z przeglądarki internetowej. Ułatwi Ci rezerwację zasobów w różnych lokalizacjach i strefach czasowych.

Organizując miejsce pracy, coraz częściej sięgamy po system hot desk. Rezerwacja biurek powinna być dostępna zawsze i wszędzie, bez względu na odległość, w jakiej znajdują się pracownicy. Z pomocą przychodzi system zarządzania hot desk Rendezvous Workspace, dopasowany do potrzeb firm i korporacji.

W systemie zaplanujesz swój dzień pracy o każdej porze i na dowolnym urządzeniu.

Możesz korzystać z telefonu, tabletu, laptopa, a do rezerwacji sali także z paneli konferencyjnych i czytników. Pracuj tak, jak lubisz, używając urządzeń z Windows, Android lub iOs.

Potrzebujesz biurka i parkingu? Zarezerwuj swoje ulubione miejsce przez kalendarz Outlook, aplikację mobilną lub przeglądarkę.

W kalendarzu możesz szybko i łatwo zorganizować spotkanie w sali konferencyjnej lub zamówić dodatkowe usługi. Wyszukaj interesujący Cię zasób na interaktywnej mapie i dodaj do swojej listy rezerwacji. Jako potwierdzenie otrzymasz maila ze szczegółami i powiadomienie.

Jeśli nie potwierdzisz rezerwacji w odpowiednim czasie, system automatycznie ją anuluje. Hot desk wróci do puli dostępnych miejsc, a salka znów będzie wolna.

Z naszym systemem zarządzania hot desk współdzielenie biurka jest proste i bezproblemowe.

Jeśli prócz biurek oferujesz pracownikom sale, parkingi lub siłownię, Rendezvous Workspace to rozwiązanie dla Ciebie. W systemie rezerwacji online udostępnisz wszystkie zasoby lokalowe i dostępne pomieszczenia w jednym miejscu. Na interaktywnej mapie pracownicy zrobią rezerwację hot desk, a także miejsca parkingowego dla samochodu lub roweru. Zapiszą się na siłownię, znajdą wolny pokój gier lub odpoczynku. Zorganizują spotkanie i zamówią dodatkowe usługi: catering, sprzęt audiowizualny lub serwis techniczny.

W Rendezvous Workspace ustalisz też własny system rezerwacji biurek i innych zasobów. Możesz wprowadzić swoje zasady, grafiki tygodniowe lub miesięczne. W razie potrzeby zablokujesz wybrane zasoby i umożliwisz rezerwacje anonimowe. Jest to w pełni elastyczny i uniwersalny system rezerwacji miejsc. Z pewnością pracownicy danego zakładu pracy docenią porządek i bezpieczeństwo, kierownicy zaś zyskają pewność, że żadne zasoby się nie marnują.

W Rendezvous Workspace statystyki wyświetlane są w czasie rzeczywistym. System generuje też raporty ze spotkań, dane o zasobach i aktywności użytkowników. Możesz je przeglądać w aplikacji lub wyeksportować.

Co znajdziesz w module raportowania Rendezvous Workspace?

• Dane operacyjne, statystyczne, finansowe i konfiguracyjne
• Ponad 75 rodzajów raportów: od prostych danych o rezerwacjach do szczegółowych analiz
• Przejrzysty pulpit z graficzną prezentacją wyników
• Zaawansowane opcje filtrowania treści
• Możliwość eksportu wyników do pliku PDF, Excel i innych

Dopasuj raport do swoich potrzeb. Sprawdzaj informacje o rezerwacji tylko tych zasobów, które Cię interesują. Wybierz zakres dat lub konkretnych użytkowników. Kontroluj liczbę rezerwacji, listę gości, opłaty za zamówione usługi i wiele innych.

Podejmuj decyzje biznesowe w oparciu o dane z systemu rezerwacji online.

System hot desk Rendezvous Workspace można łączyć z rozwiązaniami, które już masz w swoim biurze. Wykorzystaj możliwości usług Microsoft Active Directory, Exchange, Outlook, Office 365 czy Google. Sprawdź, jak współpracują z systemem rezerwacji hot desk.

Rozważ integrację z:

• kalendarzem Microsoft lub Google, także w chmurze, aby mieć aktualne dane o spotkaniach i rezerwacjach;
• komunikacją wizualną (Digital Signage), aby wyświetlić plan piętra, drogę na spotkanie i zasady bezpiecznej pracy;
• systemem audiowizualnym, aby Twoi goście cieszyli się najwyższą jakością dźwięku i obrazu podczas prezentacji;
• systemem konferencyjnym, aby korzystać z komunikatorów i zamawiać usługi wprost z panelu w sali;
• czujnikami zajętości, aby mieć bieżące dane o wykorzystaniu zasobów;
• z systemem kodów QR lub technologią RFID, aby sprawnie wejść do budynku i zająć biurko;
• systemem zarządzania budynkiem i kontroli dostępu, aby zabezpieczyć wstęp do biura i pomieszczeń.

Z Rendezvous Workspace stworzysz sprawnie funkcjonujące miejsce pracy.

W systemie rezerwacji online możesz ustalić bezpieczne zasady korzystania z zasobów, a pracownik zajmie miejsce zgodnie z nimi. Określisz schemat rezerwacji biurek hot desk (np. zajęte co drugie), limit osób na spotkaniu i obowiązkową ankietę covidową.

Udostępnisz zamawianie usługi sprzątania i serwisu dla danej sali konferencyjnej. Zgłoszenie serwisowe uczestnicy spotkania zarejestrują w aplikacji mobilnej lub przez maila. Na czas tych prac pomieszczenie zostanie wyłączone z rezerwacji.

Wprowadzisz bezpieczny system współdzielenia biurka i zapewnisz odpowiednie odległości między nimi. Twoi pracownicy zdalnie wybiorą tylko te zasoby, które udostępnisz.

Możesz wykorzystać kody QR lub połączyć system hot desk z czujnikami i ekranami Digital Signage, aby zwiększyć bezpieczeństwo w swoim biurze.

Zobacz, jakie to proste.

1. Wybierz dowolne urządzenie z systemem Windows, iOS lub Android.
2. W aplikacji Rendezvous Workspace sprawdź dostępne zasoby. Zarezerwuj miejsce parkingowe, biurko i salę konferencyjną dopasowane do potrzeb.
3. Dodaj inne usługi: sprzęt audiowizualny, catering, siłownię, czas w pokoju gier, serwis sprzątający itd.
4. Jeśli organizujesz wideokonferencję, wyślij zaproszenie z linkiem i załącznikami.
5. Dostaniesz maila ze szczegółami rezerwacji oraz kod QR (jeśli z nich korzystasz). Dostawcy usług dostaną automatyczne powiadomienia.
6. Zmieniły się ustawienia spotkania? Zaktualizuj dane w aplikacji. System automatycznie powiadomi o tym wszystkich zainteresowanych.
7. Przyjedź do biura. Skorzystaj z kodu QR, aby wejść do budynku i zająć zarezerwowane miejsce.
8. Pracuj przy swoim biurku, bierz udział w spotkaniach i aktywnościach. Potwierdzaj rezerwacje w aplikacji mobilnej lub na ekranie przy sali.
9. Po zakończonej pracy użyj kodu QR, aby zwolnić biurko. System wyśle powiadomienie do firmy sprzątającej.