System Hot Desk

Rendezvous Workspace to system rezerwacji online, w którym Twoi pracownicy zaplanują dzień, a Ty zarządzisz zasobami i zadbasz o bezpieczeństwo.

Główne funkcjonalności systemu

1. Rezerwacja najważniejszych zasobów biurowych na dowolnym urządzeniu;
2. Powiadomienia, potwierdzanie i automatyczne anulowanie rezerwacji;
3. Szczegółowe raporty o Twoich zasobach;
4. Integracja z kalendarzem i innymi rozwiązaniami, z których już korzystasz.

System rezerwacji biurek, sali i parkingów masz w jednym miejscu. Rendezvous Workspace to prosta odpowiedź na wszystkie Twoje potrzeby dotyczące zarządzania biurem.

• Wygodna aplikacja mobilna na Android i iOS. Udostępnisz w niej interaktywną mapę budynku i umożliwisz szybką rezerwację hot desków oraz parkingu.
• Aplikacja QuickBook przygotowana w standardzie HTML5. Dzięki niej zarezerwujesz zasoby z dowolnego urządzenia z systemem Windows, Android i iOS.
• Wszechstronna aplikacja webowa Web App. Wybierz, jeśli chcesz korzystać z przeglądarki internetowej. Ułatwi Ci rezerwację zasobów w różnych lokalizacjach i strefach czasowych.

Urządzając miejsce pracy, firmy coraz częściej sięgają po system hot desk. Rezerwacja biurek powinna być dostępna zawsze i wszędzie. Z pomocą przychodzi system zarządzania hot desk Rendezvous Workspace.

W systemie zaplanujesz swój dzień pracy o każdej porze i na dowolnym urządzeniu.

Możesz korzystać z telefonu, tabletu, ekranu, a do rezerwacji sali także z paneli konferencyjnych i czytników. Pracuj tak, jak lubisz, używając urządzeń z Windows, Android lub iOs.

Potrzebujesz biurka i parkingu? Zarezerwuj miejsce przez kalendarz Outlook, aplikację mobilną lub przeglądarkę.

W kalendarzu możesz od razu zorganizować spotkanie w sali konferencyjnej i zamówić dodatkowe usługi. Wyszukaj zasób na interaktywnej mapie i dodaj. Dostaniesz maila ze szczegółami i powiadomienie.

Jeśli nie potwierdzisz rezerwacji w odpowiednim czasie, system automatycznie ją anuluje. Hot desk wróci do puli dostępnych miejsc, a salka znów będzie wolna.

Z system zarządzania hot desk współdzielenie biurka jest proste.

• Jeśli prócz biurek oferujesz pracownikom sale, parkingi lub siłownię, Rendezvous Workspace to rozwiązanie dla Ciebie.W systemie rezerwacji online udostępnisz wszystkie zasoby w jednym miejscu.Na interaktywnej mapie pracownicy zrobią rezerwację hot desk, a także miejsca parkingowego dla samochodu i roweru. Zapiszą się na siłownię, znajdą wolny pokój gier lub odpoczynku. Zorganizują spotkanie i zamówią dodatkowe usługi: catering, sprzęt audiowizualny lub serwis techniczny.W Rendezvous Workspace ustalisz też własny system rezerwacji biurek i innych zasobów. Możesz wprowadzić swoje zasady, grafiki tygodniowe lub miesięczne. W razie potrzeby zablokujesz wybrane zasoby i umożliwisz rezerwacje anonimowe.Pracownicy docenią porządek i bezpieczeństwo, Ty zaś zyskasz pewność, że Twoje zasoby się nie marnują.

W Rendezvous Workspace statystyki widzisz w czasie rzeczywistym.

W systemie masz raporty ze spotkań, dane o zasobach i aktywności użytkowników. Możesz je przeglądać w aplikacji lub wyeksportować.

Co znajdziesz w module raportowania Rendezvous Workspace?

• Dane operacyjne, statystyczne, finansowe i konfiguracyjne
• Ponad 75 rodzajów raportów: od prostych danych o rezerwacjach do szczegółowych analiz
• Przejrzysty pulpit z graficzną prezentacją wyników
• Zaawansowane opcje filtrowania treści
• Możliwość eksportu wyników do pliku PDF, Excel i innych

Dopasuj raport do swoich potrzeb. Sprawdzaj informacje o rezerwacji tylko tych zasobów, które Cię interesują. Wybierz zakres dat lub konkretnych użytkowników. Kontroluj liczbę rezerwacji, listę gości, opłaty za zamówione usługi i wiele innych.

Podejmuj decyzje biznesowe w oparciu o dane z systemu rezerwacji online.

Połącz Rendezvous Workspace z rozwiązaniami, które już masz w swoim biurze. Wykorzystaj możliwości usług Microsoft Active Directory, Exchange, Outlook, Office 365 czy Google. Sprawdź, jak współpracują z systemem rezerwacji hot desk.

Rozważ integrację z:

• kalendarzem Microsoft lub Google, także w chmurze, aby mieć aktualne dane o spotkaniach i rezerwacjach;
• komunikacją wizualną (Digital Signage), aby wyświetlić plan piętra, drogę na spotkanie i zasady bezpiecznej pracy;
• systemem audiowizualnym, aby Twoi goście cieszyli się najwyższą jakością dźwięku i obrazu podczas prezentacji;
• systemem konferencyjnym, aby korzystać z komunikatorów i zamawiać usługi wprost z panelu w sali;
• czujnikami zajętości, aby mieć bieżące dane o wykorzystaniu zasobów;
• z systemem kodów QR lub technologią RFID, aby sprawnie wejść do budynku i zająć biurko;
• systemem zarządzania budynkiem i kontroli dostępu, aby zabezpieczyć wstęp do biura i pomieszczeń.

Z Rendezvous Workspace stworzysz kompleksowe miejsce pracy.

W systemie rezerwacji online ustalisz bezpieczne zasady korzystania z zasobów, a pracownik zajmie miejsce zgodnie z nimi. Określisz schemat rezerwacji biurek hot desk (np. zajęte co drugie), limit osób na spotkaniu i obowiązkową ankietę covidową.

Udostępnisz zamawianie usługi sprzątania i serwisu dla danej sali konferencyjnej. Zgłoszenie serwisowe uczestnicy spotkania zarejestrują w aplikacji mobilnej lub przez maila. Na czas tych prac pomieszczenie zostanie wyłączone z rezerwacji.

Wprowadzisz bezpieczny system współdzielenia biurka i zapewnisz odpowiednie odległości między nimi. Twoi pracownicy zdalnie wybiorą tylko te zasoby, które udostępnisz.

Możesz wykorzystać kody QR lub połączyć system hot desk z czujnikami i ekranami Digital Signage, aby zwiększyć bezpieczeństwo w swoim biurze.

Zobacz, jakie to proste.

1. Wybierz dowolne urządzenie z systemem Windows, iOS lub Android.
2. W aplikacji Rendezvous Workspace sprawdź dostępne zasoby. Zarezerwuj miejsce parkingowe, biurko i salę konferencyjną dopasowane do potrzeb.
3. Dodaj inne usługi: sprzęt audiowizualny, catering, siłownię, czas w pokoju gier, serwis sprzątający itd.
4. Jeśli organizujesz wideokonferencję, wyślij zaproszenie z linkiem i załącznikami.
5. Dostaniesz maila ze szczegółami rezerwacji oraz kod QR (jeśli z nich korzystasz). Dostawcy usług dostaną automatyczne powiadomienia.
6. Zmieniły się ustawienia spotkania? Zaktualizuj dane w aplikacji. System automatycznie powiadomi o tym wszystkich zainteresowanych.
7. Przyjedź do biura. Skorzystaj z kodu QR, aby wejść do budynku i zająć zarezerwowane miejsce.
8. Pracuj przy swoim biurku, bierz udział w spotkaniach i aktywnościach. Potwierdzaj rezerwacje w aplikacji mobilnej lub na ekranie przy sali.
9. Po zakończonej pracy użyj kodu QR, aby zwolnić biurko. System wyśle powiadomienie do firmy sprzątającej.