Wyposażenie sal konferencyjnych. O czym warto pamiętać?

Odpowiednio wyposażona sala konferencyjna to podstawa do profesjonalnego przeprowadzenia spotkania. Przed rozpoczęciem konferencji warto zwrócić uwagę na kilka istotnych spraw oraz potencjalnych problemów, które mogą się pojawić. W ten sposób będą Państwo mieć pewność, że spotkanie przebiegnie w sposób niezakłócony i zaplanowany.

Sala konferencyjna od podstaw – czyli na co zwrócić uwagę w pierwszej kolejności

Zacznijmy od najbardziej podstawowej sprawy – czyli mebli, zwłaszcza takich jako stoły i krzesła. Powinny zostać ułożone w sposób umożliwiający każdemu potencjalnemu uczestnikowi konferencji na swobodny odbiór wszystkich prezentowanych referatów i wystąpień. Ważny jest ich wzajemny układ oraz odpowiednie oddalenie od siebie.Ekran projekcyjny lub wyświetlacz warto dokładnie sprawdzić przed rozpoczęciem konferencji, zwłaszcza jeśli planuje się zaprezentowanie filmów lub innych materiałów wizualnych. Warto sprawdzić stopień jasności ekranu oraz dostosować go do systemu oświetleniowego.

Z tym wiąże się także działanie systemu dźwiękowego – mikrofonów oraz głośników, które powinny umożliwić wszystkim uczestnikom swobodny odbiór prezentowanych treści audio oraz potencjalny udział w dyskusji.

Warto też sprawdzić stan oraz prędkość połączenia internetowego, szczególnie jeśli w konferencji będą brali udział uczestnicy online lub będą prezentowane treści pochodzące z portali internetowych.

Ponadto warto zwrócić uwagę czy klimatyzacja i wentylacja działają poprawnie, a tym samym czy osoby znajdujące się na sali będą czuły się komfortowo.

Dostęp do poczęstunku i inne praktyczne sprawy

Każdy uczestnik powinien mieć możliwość skorzystania ze świeżej wody oraz poczęstunku znajdującego się na sali. Warto sprawdzić ich rozkład na stołach konferencyjnych oraz oddalenie od wszystkich potencjalnych uczestników. Liczy się także czystość i porządek – dlatego warto zwrócić uwagę czy sala jest czysta, czy podłoga została uprzątnięta, a pojemniki na śmieci opróżnione.

Jeśli w spotkaniu będą brały udział osoby z niepełnosprawnościami, wówczas należy sprawdzić czy sala została dostosowana do ich potrzeb. Ma to szczególne znaczenie w przypadku osób ograniczonych ruchowo, wymagających zastosowania specjalnych podestów, miejsc siedzących, blatów lub innych rozwiązań.

Na koniec pragniemy przypomnieć o dostępie do harmonogramu konferencji (o ile został przygotowany) oraz jego przedstawieniu każdemu uczestnikowi, najlepiej w formie wydrukowanej. Obok harmonogramu powinny znaleźć się proste materiały biurowe – długopisy, ołówki, notatniki – dla celów edukacyjnych.